随着日本巡回演唱会的临近，我们已经派出人员进出办公室，整理签证和护照。 那能在最后一刻得到吗？
苏菲： 在过去的两个月中，我们一直在批量提交护照，因此计划是一个循序渐进的过程。 除此之外，我们还为乐团制定详细的时间表，确认排练和火车时间，以及诸如行李车之类的东西–在这些漫长的巡回演出中，当我们在音乐会之间走很长一段距离时，我们会分别运送球员的行李，如果没有110个手提箱，上下正确的火车上的110人也很难！ 但这意味着玩家可能两天都看不到行李了，因此他们需要了解所有时间安排，以便可以带一个小袋子旅行。 事情变得复杂了–我们正在努力的所有细节都是如此，直到我们完成为止。
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谁决定乐团前往下一个巡回演出？ 对话如何开始？
索菲（Sophie）：弗拉基米尔（Vladimir）和[首席执行官兼艺术总监]蒂姆·沃克（Tim Walker）的一面。 世界各地的各个地方都与乐团联系，要求我们来参加演出，否则他们会说：“我们希望LPO在本届音乐节上演出，它有这个主题-您能提出一个方案吗？” 然后，我们将检查是否可以使其逻辑运行。 我最近在明年三月的一个国外项目中报价，这是最后一分钟，这真是令人难以置信-通常我们会提前3到4年进行成本核算，因此我们在与组织其他部门不同的时间范围内工作。
乔：日本已经很久以来受到关注，特别是因为它在音乐家中非常受欢迎，而且自2001年以来我们就再也没有来过。
索菲：组织这次旅行非常顺利！ 为俄罗斯或美国等其他国家/地区组织签证要复杂得多，因为您甚至需要在出发前6个月就整理多少信息。 我们在6月和7月为日本做了很大的努力，那时Jo很忙，所以我们有足够的时间将请愿书从日本取回。
什么是请愿书？
索菲：基本上，这是一份文件，其中包含我们想去的乐团中每个人的详细信息，然后发送给相关的日本省，由其进行检查并签字。 然后，每个人都会获得一份单独的合格证书，并同意他们可以前往日本，而没有该证书，您将无法获得工作/娱乐签证。 因此，所有这些都需要9周的时间才能到达，这时我们让玩家填写了他们的申请表。 值得庆幸的是，这意味着直到数周前才需要大量人员参与。 我们目前还在计划中的日本和中国，最重要的是，我们可以代表所有人完成大部分流程，而如果让110个人来组织自己的应用程序，那么有很多事情可以出错。
不同国家的签证分类制度和规则是否真的不同？
乔：他们都是不同的，而且他们往往互惠互利，所以无论英国为获得入境所做的一切，他们都会使我们回来。 他们也可以移动球门柱，让我们保持警惕！
索菲：所以上周在使馆工作的事情可能已经改变。 您将需要另一张纸，或者每个人的生物识别数据，等等。 因为当您计划海外旅行时，这一切都是如此不可预测的，所以必须注意不要将他们安排得太近。 例如，如果我们即将在中国进行的巡回演出是在11月而不是12月，那将非常难以处理，因此我参与了与Tim和[Concerts Director] Liz的对话，他们决定了何时何地参观，提前。
那么乐器本身呢？ 我听说使用某些材料制成的乐器会引起问题，例如木管乐器上的象牙键？
乔：幸运的是，目前这只是美国，与限制濒临灭绝物种制成的物品的运输有关。 主要是奥巴马政府提出了立法，以打击非法象牙贸易，但随后其他一些材料受到限制，例如to和一些树林。
索菲：大多数旧乐器都是由濒临灭绝的东西制成的。 不幸的是，这些规则并未对乐器进行任何特殊考虑，因此即使它们只是在追随主要的贩运者，它仍在极大地影响着我们。 它影响到每个乐团。 因此，他们现在试图带来的是对特定尺寸或重量的物品的豁免，但是目前我们仍然需要考虑很多额外的考虑因素才能进入美国，这使得情况变得复杂。 但值得庆幸的是，我们不必在日本或中国进行处理。
因为让110名玩家参加是一回事，但成套工具的数量也是如此……为了前往美国巡回演出，是否需要某种乐器签证或同等的纸质签证？
乔：我们为玩家提供支持性的文书工作，因此每个人，无论他们的乐器包含什么，都拥有详细说明每个尺寸和材料以及图片的文档，以便他们可以确定它是正确的乐器。 而且，他们还需要携带专家的来信，以证明这就是他们所说的。 而且这与他们的仪器是否包括受限材料无关，因为如果海关官员不知道他们在看什么，他们将需要证据。 而且在其他情况下，即使仪器可能是由碳纤维制成的，也由于没有证据而没收了物品。 然后，其文书中确实含有濒危物种材料的人还有一个额外的流程要经过，即要获得布里斯托尔的《濒危物种国际贸易公约》部门颁发的正式许可证，该许可证在入境和出境时盖章每个状态。
因此，所有这些东西都会得到检查-这不仅仅是为了以防万一吗？
索菲：是的，如果您具有CITES许可证，那么您的乐器必须从英国出口，进口到美国，从美国出口再进口回到英国，如果您没有这4种邮票，从技术上讲可以被抓住。 文书工作太多了！
而且您有没有遇到过错过的机会？
乔：有一些恐怖的时刻。 在较早的旅行中，某人的弓上有一些鲸鱼骨头，由于这些材料周围的保护，实在很难穿通。 这次我们的建议只是带来一些其他东西，这不值得冒险。
索菲：如果有任何玩家担心乐器，我们建议他们不要使用它。 但是情况可能会更糟-我曾在以前的管弦乐队中演奏过定期乐器，所以一切似乎都是受某种限制的！
然后，一旦每个人都通过了海关，而且没有灾难，你们有时间休息吗？
索菲（Sophie）：我要等到回家后才能休息-我一天24小时都在通话中，而且我的手机始终保持大声响。 一旦我们下飞机，我会发短信给我们遇到的任何人，说我们已经到达，并且正在办理海关手续。 我将直奔会议并与他们会面，然后球员开始出现，因此我需要立即找出教练的位置，同时跟踪谁去了哪里，这可能是非常紧张的15分钟！ 然后，我们坐上教练并告诉酒店我们正在路上，然后再次到达酒店并整理每个人的钥匙可能会有些混乱。 然后，如果我们要从会场步行到一家可爱的酒店，那是因为我几乎无事可做，除了在排练时与所有人交谈，并确保指挥和独奏者还可以。
而且您已经准备好应对潜在的凌晨4点灾难？
索菲：是的，我已经准备好处理失物招领，盗窃，住院等问题。 如果一个异常的团队要离开旅行团去单独旅行或继续参加室内音乐会，我将分别与他们交谈，以确保他们掌握转账的所有细节，以防万一。
一个异常的团体？
Sophie：是的 ，“离谱”，因为他们与我们其他人“背离”了-每个乐团都使用这个词，这太荒谬了！ 但是基本上，即使事情进展顺利，您总是在等待事情发生，但您永远无法真正放松。
乔：游览完全是超现实的，但很精彩。
索菲：日本将精疲力尽，但幸运的是我们有一支非常优秀的团队，其中包括两名翻译。 太不可思议了！
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